Nuova normativa sulle spese di trasferta tracciabili: cosa cambia per imprese e dipendenti

 

La nuova normativa sulla tracciabilità delle spese di trasferta introduce regole precise che aziende e lavoratori devono rispettare per garantire la deducibilità fiscale delle spese sostenute e il trattamento favorevole per il dipendente.

Le principali modifiche riguardano l’obbligo di utilizzare strumenti di pagamento tracciabili per determinate spese, al fine di evitare problemi fiscali. Ecco una panoramica della normativa seguita da esempi pratici per comprenderne meglio l’applicazione.

Punti chiave della nuova normativa

-Tracciabilità Obbligatoria: Alcune spese, come pernottamenti, pasti e carburante, devono essere sostenute tramite strumenti tracciabili (carta di credito, bonifico, assegno).

-Eccezioni: Le spese relative ai trasporti pubblici (biglietti di treno, autobus, aerei) non sono soggette all’obbligo di tracciabilità.

-Deduzioni Fiscali: Le spese tracciate sono deducibili per l’impresa e non concorrono a formare il reddito imponibile del dipendente.

Esempi pratici

Caso 1: Dipendente di una SRL

Un dipendente di una SRL effettua una trasferta fuori dal Comune e sostiene le seguenti spese:

• Fattura di pernottamento e colazione: 130 euro, pagata con carta di credito personale.
• Fattura per pranzo: 40 euro, pagata in contanti.
• Biglietto treno di andata e ritorno: 80 euro, pagato in contanti.

L’impresa rimborsa tutte le spese al dipendente. In base alla normativa:

• Deducibili e non tassabili: Pernottamento e biglietto del treno, poiché il trasporto pubblico di linea è escluso dall’obbligo di tracciabilità.
• Non deducibili e tassabili: Rimborso del pranzo, in quanto pagato in contanti.

Caso 2: Dipendente di una SNC

Un dipendente di una SNC artigiana si reca in trasferta fuori Comune e sostiene queste spese:

• Fattura di pernottamento e colazione: 110 euro, pagata con carta di credito aziendale.
• Indennità chilometrica per uso del proprio veicolo: 95 euro, calcolata sulla base delle tabelle ACI e rimborsata con bonifico.
• Spese non documentate (parcheggio, telefono): 20 euro, rimborsate in contanti.

In questo caso:

• Deducibili e non tassabili: Tutte le spese, incluse quelle non documentate, che rispettano il limite previsto dall’articolo 51, comma 5, del TUIR.
• Conformi alla normativa: La tracciabilità delle spese principali è garantita.

Caso 3: Dipendente di una SPA

Un dipendente di una SPA va in trasferta fuori dal Comune e sostiene le seguenti spese:

• Fattura di pernottamento e colazione: 150 euro, pagata con carta di credito personale.
• Fattura per pranzo: 50 euro, pagata in contanti.
• Biglietto aereo di andata e ritorno: 320 euro, pagato in contanti.

La società rimborsa le spese al dipendente. Secondo la normativa:

• Deducibili e non tassabili: Pernottamento e biglietto aereo (trasporto di linea escluso dall’obbligo di tracciabilità).
• Non deducibili e tassabili: Rimborso del pranzo, poiché non tracciato.

La nuova normativa richiede maggiore attenzione nella gestione delle spese di trasferta. È fondamentale utilizzare strumenti di pagamento tracciabili per garantire la deducibilità delle spese e per evitare che i rimborsi diventino tassabili per i dipendenti.

Le aziende dovrebbero sensibilizzare i propri collaboratori su queste regole e, se necessario, adeguare le proprie politiche interne per la gestione delle trasferte.