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Scadenza 31 gennaio 2026: Guida completa alla Conservazione Sostitutiva delle Fatture 2024

 


Gennaio è per antonomasia il mese della pianificazione, ma per le aziende italiane è anche il mese che chiude definitivamente il cerchio fiscale dell'anno "n-2".

Il 31 gennaio 2026 segna una dead-line critica per tutti i soggetti passivi IVA: il termine ultimo per completare il processo di Conservazione Sostitutiva delle fatture elettroniche (attive e passive) relative all'anno d'imposta 2024.

Non basta aver inviato la fattura allo SDI. Se quel file XML non viene conservato a norma entro la data di scadenza, giuridicamente è come se fosse svanito nel nulla. In questo articolo analizziamo i dettagli tecnici, le procedure di verifica sul tuo ERP e i rischi da evitare.

Perché la data del 31 Gennaio?

Il termine per la conservazione digitale è mobile: scade entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi annuale.

  • Anno d'imposta: 2024.
  • Termine Dichiarazione Redditi: 31 Ottobre 2025.
  • Scadenza Conservazione: 31 Gennaio 2026.

Archiviare vs Conservare: l'errore più comune

Molti responsabili amministrativi confondono l'archiviazione (salvare il file XML sul server o vederlo nel gestionale) con la conservazione.

La Conservazione Sostitutiva è un processo tecnico-legale (regolato dal CAD - Codice dell'Amministrazione Digitale) che garantisce al documento informatico:

  • Autenticità (certezza dell'autore);
  • Integrità (immodificabilità nel tempo);
  • Leggibilità (accessibilità nel lungo periodo).

Questo avviene tramite l'apposizione di una Firma Digitale e di una Marca Temporale sull'intero pacchetto di archiviazione. Senza questi sigilli, il file XML presente nel tuo computer è solo un file modificabile, privo di valore probatorio in caso di accertamento fiscale tra 5 o 10 anni.

Checklist operativa: cosa controllare nel tuo ERP

A pochi giorni dalla scadenza, ecco i passaggi fondamentali da eseguire sul tuo sistema gestionale o portale di fatturazione:

1. Verifica lo "Stato" dei documenti

Accedi al modulo di fatturazione elettronica del tuo ERP. Filtra le fatture datate 01/01/2024 – 31/12/2024.

Lo stato non deve essere solo "Inviata" o "Consegnata", ma deve riportare una dicitura specifica come "In Conservazione" o "Conservata".

  • Attenzione: Se il tuo provider gestisce la conservazione in outsourcing, potrebbe esserci un ritardo tecnico tra l'invio in conservazione e la conferma. Assicurati però di aver dato l'input all'invio (il cosiddetto "versamento").

2. Il "Buco" temporale

Verifica che tutte le fatture siano incluse. A volte, nei cambi di software gestionale avvenuti durante l'anno (es. a metà 2024), le fatture del primo semestre gestite col vecchio software potrebbero essere rimaste nel limbo.

  • Consiglio: Se hai cambiato gestionale nel 2024, chi si occupa della conservazione di quei primi mesi? Il vecchio provider o il nuovo (dopo importazione dei dati)? Verificalo subito.

3. Il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate

Se ti affidi al servizio gratuito "Fatture e Corrispettivi", ricorda un dettaglio cruciale: l'adesione non è retroattiva per sempre.

Se hai attivato il servizio di conservazione dell'Agenzia dopo aver emesso le fatture del 2024, quelle emesse prima dell'adesione potrebbero non essere state portate in conservazione automaticamente. È necessario un caricamento manuale (upload) dei file XML per il periodo scoperto.

I rischi e le sanzioni

Cosa succede se arriva il 1° Febbraio e le fatture 2024 non sono state conservate (o "marcate" temporalmente)?

  • Sanzione Amministrativa: Si applica l'art. 9, comma 1, del D.Lgs. 471/1997. La sanzione va da € 1.000 a € 8.000 per irregolarità nella tenuta delle scritture contabili.
  •  Rischio IVA (il vero pericolo): In caso di contenzioso, l'Amministrazione Finanziaria potrebbe disconoscere la natura di "fattura" al documento non conservato a norma. Questo potrebbe portare al disconoscimento del diritto alla detrazione dell'IVA sugli acquisti, con conseguente recupero dell'imposta più sanzioni proporzionali (dal 90% al 180% dell'imposta).

Un click che vale la sicurezza

La tecnologia ERP oggi automatizza quasi tutto, ma la responsabilità finale (il "Responsabile della Conservazione") resta in capo al contribuente o al legale rappresentante.

Dedica 10 minuti oggi a interrogare il tuo sistema o a chiamare il tuo fornitore di servizi software. La scadenza del 31 gennaio non ammette proroghe.

Hai bisogno di verificare se il tuo sistema è conforme o cerchi un ERP che automatizzi davvero questi processi fiscali? Contattaci per una consulenza.

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