Nel 2018, con l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria e l’abolizione della vecchia scheda carburante, molte aziende avevano immaginato un futuro finalmente automatizzato. L’idea sembrava semplice: ogni rifornimento associato automaticamente a una targa, IVA calcolata in modo corretto, costi assegnati ai centri di costo senza interventi manuali e tutto integrato direttamente nel gestionale aziendale.
A distanza di sette anni, però, chi lavora in amministrazione sa bene che la realtà è molto diversa.
Un lettore di InsightSerp ci ha scritto una domanda che fotografa perfettamente il problema:
“Perché le aziende petrolifere e autostradali non sono ancora obbligate a elencare il costo targa per targa, inserendola in un apposito campo leggibile da un ERP?”
Dietro questa osservazione apparentemente tecnica si nasconde uno dei grandi limiti della digitalizzazione italiana: abbiamo trasformato i documenti in file XML, ma non abbiamo davvero reso i dati intelligenti.
Oggi la maggior parte delle aziende riceve fatture elettroniche formalmente corrette, ma spesso inutili dal punto di vista dell’automazione. Le targhe compaiono nel testo descrittivo, magari dentro una riga generica o in allegati PDF che il gestionale non riesce a interpretare. In altri casi più veicoli vengono aggregati nella stessa fattura, rendendo impossibile associare automaticamente i costi ai singoli mezzi.
Eppure il dato della targa non è un dettaglio marginale. Anzi, è spesso decisivo.
Basta pensare alla gestione IVA. Un’azienda può avere veicoli con percentuali di detrazione completamente diverse: auto aziendali a uso promiscuo, mezzi operativi, veicoli strumentali o auto assegnate ad agenti. Ogni targa può avere una propria regola fiscale. Senza un’identificazione strutturata del veicolo, il gestionale non può sapere se l’IVA di quel rifornimento sia detraibile al 40%, al 60% o al 100%.
Il risultato? Nel 2026 moltissime aziende continuano ancora a fare controlli manuali, riconciliazioni Excel e verifiche contabili che teoricamente avrebbero dovuto sparire anni fa.
Il paradosso è evidente: l’Italia viene spesso considerata uno dei paesi più avanzati al mondo sulla fatturazione elettronica, ma questa innovazione è stata progettata soprattutto per esigenze fiscali, non operative. Lo scopo principale era combattere l’evasione, aumentare la tracciabilità e permettere all’Agenzia delle Entrate di monitorare meglio i flussi IVA. Obiettivi sicuramente importanti, ma molto diversi da quelli di un’impresa che vorrebbe automatizzare la propria contabilità.
Per questo motivo il tracciato XML della fattura elettronica non prevede un campo obbligatorio e standardizzato dedicato alla targa del veicolo. L’informazione può esserci, ma viene spesso inserita come testo libero. E quando un dato non è strutturato, per un ERP è quasi come se non esistesse.
A complicare ulteriormente le cose c’è poi il mondo dei sistemi legacy. Le compagnie petrolifere, i provider di fuel card e le concessionarie autostradali utilizzano infrastrutture sviluppate nel corso di decenni, spesso costruite su standard proprietari e tecnologie eterogenee. Uniformare tutto significherebbe investimenti importanti, aggiornamenti software complessi e una revisione profonda dei processi interni.
In assenza di un obbligo normativo preciso, molti operatori non hanno alcun incentivo reale a fare questo salto.
Anche il settore software ha le sue responsabilità. Ogni ERP interpreta i dati in modo differente. SAP, TeamSystem, Zucchetti, Oracle, Dynamics e decine di altri gestionali utilizzano logiche diverse di importazione e classificazione. Nel frattempo, i sistemi di telepedaggio, le carte carburante e le piattaforme di fleet management parlano linguaggi differenti. Il risultato è un ecosistema frammentato dove l’integrazione esiste, ma costa tempo, denaro e sviluppo personalizzato.
Ed è qui che emerge il vero problema della digitalizzazione italiana: spesso abbiamo digitalizzato il documento, ma non il processo.
Molte aziende ricevono XML, ma continuano a lavorare come se avessero ancora la carta. I dati non fluiscono automaticamente tra i sistemi. Le informazioni non sono davvero interoperabili. E alla fine qualcuno deve comunque aprire un file, leggere una targa e decidere manualmente dove imputare quel costo.
Per superare davvero questo limite servirebbe uno standard molto più evoluto. La targa dovrebbe diventare un campo obbligatorio e strutturato all’interno della fattura elettronica per carburanti, pedaggi, ricariche elettriche e servizi di mobilità. I sistemi ERP dovrebbero poter leggere automaticamente quel dato e applicare regole predefinite: detraibilità IVA, assegnazione al centro di costo, contabilizzazione, controllo di gestione.
A quel punto il processo diventerebbe finalmente automatico.
Un rifornimento effettuato dalla targa AI666IA potrebbe essere riconosciuto immediatamente dal gestionale, che saprebbe già:
a quale veicolo appartiene;
quale percentuale IVA applicare;
quale reparto deve sostenere il costo;
come contabilizzare l’operazione.
Senza intervento umano.
È probabilmente questo il vero passo che manca alla trasformazione digitale delle imprese italiane: passare dalla semplice dematerializzazione dei documenti a una reale interoperabilità dei dati.
Perché la digitalizzazione non consiste nel trasformare un foglio di carta in un XML. Consiste nel permettere ai sistemi di comprendere automaticamente le informazioni e usarle in modo intelligente.
E su questo fronte, nonostante sette anni di fatturazione elettronica obbligatoria, siamo ancora sorprendentemente indietro.
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